即時分類

先日の和田哲哉氏の講演会で、「即時分類」というお話しを伺った。

その為に使っていらっしゃるのが、フランス・エグザコンタ社製の「マルチパートファイル」というもの。

これは中が7分割のものと12分割のものがあり、和田氏が使っていらっしゃるのは7分割のもの。
ここでなるほどと思ったのが、「未決書類」を一番奥に入れていらっしゃるということ。一番参照する機会が多く、奥にあると前の方も忘れることがないからだという。

そして、「完了書類」を一番手前に置いておく。これらは、提出するもの・捨てるもの・ファイリングするものへと分類されていく。

そこで、この「マルチパートファイル」を求めて実行することにした。

ステープラーもパンチ穴も必要ありません。書類を受け取った段階で「即時分類」をすることで、以降の書類整理への作業負担を軽くする効果も期待できます。(信頼文具舗サイトより)

表紙から、各パートのインデックスが見える。バーティションを分けているのは、４色の用紙。それぞれの色に合わせてポストメモでインデックスを作る。

未決書類と完了書類の他に、「例会用(例会時に必要なもの)や、研修会や講習会用に用意したものといった分け方をしてみる。

使い始めてまだ数日だが、「あれはどこ？」「あの時必要なものはどこへしまったっけ？」ということが、確実に減っている。
押し出しファイリングでとりあえず封筒に入れて棚へ格納しているよりも、目の前にあることで処理が早くなったのも確かである。